Unidad 2 Sesión 6 Actividad 2 Entrevista

Unidad 2 Sesión 6  Actividad 2 Entrevista

Empresa: Jarabe de Azúcar y Maíz SMP S de RL de cv

Ubicada: Zapopan, Jalisco

Entrevistada: María Gpe. Pérez González

Tema: Control Interno y operaciones Contables en Pymes.

Elaboro: Edith Gpe. Zenteno Evangelista

1.- ¿Tienen  delimitado y establecido las responsabilidades de cada área? 

R.- Si, están bien establecidas las áreas de cada departamento así como sus responsabilidades.

2.- ¿Existe comunicación constante entre los departamento sobre los avances o problemas  referente a sus actividades?

R.- Contamos con reuniones mensuales para hablar sobre nuestras proyecciones y objetivos logrados al igual si ocurre algún problema dentro del mes en curso tenemos la disponibilidad y responsabilidad de arreglar en el momento cualquier inconveniente surgido.

3.- ¿Se selecciona al personal de acuerdo a sus capacidades?

R.- Si, pero también nosotros contamos con capacitaciones constantes en cada departamento según las necesidades del mismo, con el fin de contar con personal altamente capacitado.

4.- ¿Se capacita constantemente al personal para que puede lograr los objetivos planteados?

R.- Estamos en constante capacitación asía nuestro personal, pero también se motivan cada mes de diferentes maneras para que realicen un excelente desempeño de sus actividades y  lleven sus tareas con entusiasmo y motivación para poder llegar a los objetivos establecidos.

5.- ¿Cuentan con procedimientos establecidos para llevar acabo las actividades de cada área?

R.- Claro que contamos con secuencias paso a paso de nuestras actividades para poder seguir un orden establecido en  nuestras labores que los tenemos por escrito que lo llamamos  manual de calidad donde cada departamento tiene bien establecido cada procedimiento referente a su área, verificado y autorizado por Gerencia en primera instancia y por Aseguramiento de la calidad.

6.- ¿Crees que llevando correctamente los controles internos nos pueden llevar a obtener los objetivos establecidos? ¿Por qué?

R.-Son muy importantes los controles  dentro de cualquier empresa, institución, negocio sea pequeño sea grande hasta en el mismo hogar de cada uno de nosotros, debemos de contar con una serie de procedimientos para poder llegar a un objetivo. En todos los ámbitos de nuestra vida laboral como personal y familiar.

Teniendo un buen control interno los resultados hablan por sí solos,  que satisfactoriamente alcanzamos los objetivos establecidos, claro que es como todo tenemos siempre muchas cosas por complementar  para ser mejores cada día y mejorar la calidad de nuestros actividades dentro de la empresa para seguir llegando a nuestras metas establecidas

7.- ¿Crees que la toma de decisiones dependen del control interno? ¿Por qué?

R.- Claro que sí, el control interno está  involucrado en todas las áreas de operación, su efectividad es muy importante ya que de eso depende que la administración elija las mejores alternativas y las que mejor convenga a la empresa.

8.- ¿Tienen controles internos en las diferentes áreas de la empresa como por ejemplo:

·   

I      inventarios:

¿Tienen algún control interno para las entradas y salidas de inventarios?

R.- Este control se refiere a dos tipos de control el contable y el de operación

En el operativo nos referimos al mantener la existencia, de los máximos y mínimos de nuestros productos, esto se refiere que el departamento de almacén debe de informar al departamento de compras sobre la existencia de nuestros productos y a su vez solicitar su producto cuando estemos en los mínimos.

Para que se compre lo que se necesita y evitar tener en exceso algún producto o faltante de algún otro.

Algunas de las características del control operativo en inventarios son:

·       Conteos físicos de los inventarios por lo menos una vez al mes. Para evitar pérdidas de algún material.

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      Cuentas con el control de inventarios en un sistema computacional, que sus actualizaciones son diarias al final de las actividades de trabajo.

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     Llevan un control claro y preciso de sus entradas de compras y salidas a ventas, así como las salidas a producción al momento de elaborar sus productos con las materias primas y bien documentadas para cualquier aclaración al respecto.

En el Controles de inventarios contables nos referimos que el departamento de contabilidad debe tener el control de los inventarios físicos, costos, existencias, a su vez calcular los precio de cada producto, ya que los inventarios tienen mucha relación con los estados de resultados que genera el departamento de contabilidad para Gerencia

Estas actividades se realizan cada fin de mes para proporcionar al contador las existencias de los inventarios para que el proceda con su información, ya que es de suma importancia porque de sus manejo depende la utilidad de la empresa.  

¿Realizan inventarios físicos constantemente  y quien los realiza la persona encargada del mismo o alguien externo?

Normalmente esta actividad la realizan el encargado de almacén, producción, Gerencia y asistente de gerencia que ella se encarga de procesar la información mensualmente para hacerla llegar al contador puntualmente para obtener los estados de resultados.

¿Los registros de inventarios mensuales los lleva el mismo encargado o alguien externo a ellos?

Los lleva la asistente de gerencia que ella es la encargada de procesar toda la información proveniente de todos los departamentos para su proceso y envió al departamento de contabilidad.

·       Compras:

¿Manejan algún formato para realizar la compra con el proveedor o como lo realizan y quien lo autoriza?

Este área es de suma importancia en la organización de la empresa ya que sus objetivo principal es la reducción de costos, para la obtención me mayor utilidad y brindar un excelente servicio a nuestros clientes.

Se encarga de facilitar y agilizar los procesos de compras de materia prima en cuanto almacén le realiza la inquisición de materia prima en base a sus máximos y mínimos. 

Mediante órdenes de compra que les hace llegar a los proveedores donde les indica el producto que desea adquirir, la cantidad en kilos y el costo ya pactado con anterioridad. 

Autorizado por Gerencia General que verifica con anterioridad que todos los requerimientos estén adecuadamente establecidos.   

·       Pagos:

¿Quién autoriza los pagos y como lo autoriza? ¿Se lleva algún control, cómo cuál?

Este departamento es el encargado de salvaguardar los intereses de la empresa contra fraudes o desfalcos ya que son los activos de la empresa.

Una de sus funciones es llevar al día los saldos disponibles en nuestras cuentas, procesar los pagos de los clientes, así como el pago a nuestros proveedores para poder tener el control de las compras de nuestras materias primas en cuanto sea necesarios.

Tener al día el estado de cuenta de los depósitos identificado de nuestros clientes.

Tener relación de los pagos a nuestros proveedores.

¿Tienen controles de caja chicas, de los gastos en general?

Lleva la caja chica, crear el fondo con una cantidad determinada, control de los desembolso  mediante recibos o facturas  donde viene especificado el concepto por el cual está pagando, y el nombre de la persona que lo solicito, repone el fondo de la caja chica cada que sea necesarios

Autorizado y supervisado por Gerencia General.

·       Ventas:

¿En base a que se realizan las ventas y facturación, se lleva algún control cómo cuál?

En primer instancia en el pedido otorgado por el vendedor o comisionista, lo recibe recepción que es la encarga de las ventas, lo pasa a producción y este a almacén para verificar la existencia del producto y posteriormente informa a ventas que el producto está disponible, se le informa al vendedor para que confirme con el cliente la fecha de entrega del producto.

Al  confirmar el vendedor a ventas la fecha de entrega al cliente procede con una orden de embarque a producción para que carguen el producto, ventas por su parte factura la venta donde especifica como es el pago del cliente si es deposito, efectivo, cheque y posteriormente se envía el producto al cliente.

Los primeros quince días de cada mes el departamento de ventas envía todas las facturas al contador para que este verifique su emisión de forma correcta.

¿Tienen ventas a crédito, cheque, efectivo, cuentan con algún control al respecto?

Si, se manejan ventas a crédito, cheque y efectivo.

La venta a crédito antes de vender a algún cliente se le elabora una solicitud de crédito al cual se investiga y corrobora toda la información brindada por el cliente.

Con la autorización de Gerencia General.

9.- ¿Hay alguna carencia en el control de algún departamento que puede causar algún problema que no pueda ser detectable o no tenga solución?

¿Cómo cuál?  Como en todo control interno siempre puede haber alguna deficiencia pero en lo personal y en mi experiencia siempre hay solución cuando se detecta a tiempo.

Algunas deficiencias que pueden existir en el control por decir algunos ejemplos pueden ser: registros inadecuados de información, contabilidad atrasada, información insuficiente.

 10.- ¿Qué solución encuentran al respecto?

R.-Que hasta el momento hemos encontrado soluciones a tiempo y no hemos tenidos la necesidad de tomar algunas decisiones drásticas al respecto. Trabajamos en los informes adecuándolos a nuestras necesidades, tratar de entregar a tiempo la documentación al contador, y complementar la información necesaria requerida por Gerencia.

11.- ¿Ustedes creen que los controles internos dentro de las empresas pueden ser de gran ayudar? ¿Por qué?  Y  ¿Para qué?

R.- Claro que son de gran ayuda ya que por medio de estos se puede detectar anomalías, riesgos, fraudes, por medio de los cuales se pueden cuidar los intereses y activos de las empresas, así como también podemos evaluar la eficiencia de las mismas mediante su organización. Es importante para la estructura de la empresa en lo administrativo, operativo y en general.